Assistenz der Fachdienstleistung

• Auf eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden und flexibler Arbeitsgestaltung – Zusätzlich übernehmen Sie ein sehr vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das nach entsprechender Einarbeitung weitgehend eigenverantwortlich ausgeführt werden kann.
  

• Attraktive Vergütung und Vorteile – Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen profitieren Sie von einer wettbewerbsfähigen Vergütung bis EG 6 TVöD Zusätzlich erhalten Sie eine tarifliche Jahressonderzahlung, ein jährliches Leistungsentgelt und die Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge.
  

• Zusammenarbeit im Team – Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen in dem gesamten Fachdienst. Es erwartet Sie eine offene, wertschätzende und kollegiale Zusammenarbeit.
  

• Flexibilität und Work-Life-Balance – Wir fördern Ihre Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten. Darüber hinaus bieten Ihnen jährlich 30 Urlaubstage Zeit für Ihre Erholung und persönliche Interessen.
  

• Weiterbildung und Gesundheit – Bei uns haben Sie Zugang zu einer breiten Palette interner und externer Fortbildungen. Wir bieten Ihnen Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten in betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Angelegenheiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet vielfältige Angebote und Förderung Ihres Wohlbefindens.
  

• Fitness und Mobilität –  Werden Sie Teil unserer proaktiven Fahrradkultur und profitieren Sie von einer Auswahl an Betriebssportmöglichkeiten. Zusätzlich bieten wir eine Partnerschaft mit EGYM Wellpass und Arbeitgeberzuschüsse zum Jobticket  und JobRad an.

 
Unser Stellenangebot ist darauf ausgerichtet, Ihre individuellen Anforderungen weitestgehend zu erfüllen und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

• Unterstützung der Fachdienstleitung

  • Koordination du Verteilung zentraler Anfragen, Überwachung von Rückmeldungen

  • Abstimmung von Verwaltungsangelegenheiten mit anderen Fachdiensten

  • Aufbereitung organisatorischer Themen

  • Mitarbeit an der Digitalisierung des Fachdienstes

  • Zusammenarbeit mit dem Fachdienst Personalmanagement, insbesondere beim Onboarding
    

•   Geschäftszimmer für den Fachdienst

  • Terminverwaltung und Fristenüberwachung

  • Organisation von Besprechungsräumen

  • Postverteilung

  • Telefonische Ansprechstelle

  • Pflege und Kontrolle von Planungslisten
    

• Teilnahme an und Protokollführung von Besprechungen sowie von Arbeitsgruppen in Absprache mit der Fachdienstleitung
  

• Budgetüberwachung des Fachdienstes

  • Allgemeine Geschäftsausgaben und Fortbildungen

  • Koordinierung von Material- und Mobiliarbeschaffungen

• Eine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine Ausbildung zum*zur Bürokauffrau*mann oder Sie verfügen alternativ über eine andere kaufmännische Ausbildung und Kenntnisse in der Büroorganisation

• Gute Kenntnisse Word, Excel, Outlook

• Idealerweise Kenntisse in Allris, Lämmkom Lissa und H&H

• Idealerweise Haushalts- und kassenrechtliche Grundkenntnisse

• Ausgeprägte Kundenorientierung und souveränes Handeln im persönlichen Kontakt

• Selbstständigem eigenverantwortliche Arbeitsweise und hohem Maß an Eigeninitiative

• Fähigkeit, sich selbständig und eigenverantwortlich in Thematiken einzuarbeiten

• Hohe Teamfähigkeit und Bereitschaft zur konstruktiven Zusammenarbeit

• Einen sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Informationen

• Ausgeprägtes Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, umsichtig und weitsichtig zu arbeiten

• Sprachniveau mindestens B2