Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) für die Volkshochschule

• persönliche und telefonische Teilnehmer*innenberatung

• Bearbeitung von telefonischen, schriftlichen und persönlichen An-, Um- und

Abmeldungen, Bearbeitung von Onlineanmeldungen, Erstellen von Rechnungen und Zertifikaten, Vervielfältigung von Unterrichtsmaterialien, Erstellung von Anwesenheitslisten, kurzfristige Kundeninformation bei Kursabsagen oder Terminverschiebungen

• Führen von Kundengesprächen zur Rechtsverbindlichkeit der Anmeldung und bestehenden Zahlungsverpflichtung

• Vereinnahmung und Erstattung von Entgelten der Teilnehmer*innen, Sachkosten etc.

• Verantwortung für die zentrale Rufnummer der VHS

• Erstellung von Aushängen und Werbematerial

• Datenerfassung

• Buchung der Geldeingänge, Ermittlung und Erstattung oder Verrechnung von Guthaben, Durchführung von regelmäßigen Zahlläufen, Statistikwesen

• Vorbereitung und Unterstützung der Kursabrechnung mit Mittelgeber (bspw. dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge)

Änderungen/ Ergänzungen des Aufgabengebiets sind möglich.

• eine abwechslungsreiche Beschäftigung in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis

• eine Beschäftigung in Teilzeit mit 30 Stunden wöchentlich

• eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD)

• flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zur Arbeit im HomeOffice

• einen sicheren und wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst

• Angebote im Arbeits- und Gesundheitsschutz

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf

oder

mehrjährige Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich

Ferner wird erwartet:

• sichere Anwendung moderner Informationstechniken

• Kenntnisse in den MS Office-Programmen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in die Kursverwaltungssoftware

• Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Kundenorientierung

• sicheres Auftreten

• 5-Tage-Woche bzw. in Ausnahmefällen auch Wochenenddienst

• Interkulturelle Kompetenz

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• mehrjährige Berufserfahrung

• Grundkenntnisse in Englisch