Sachbearbeiter*in Personalverwaltung Zeiterfassung

Sachbearbeitung der Zeiterfassung inklusive der Urlaubsverwaltung

• Regelmäßige Überprüfung der laufenden Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, Korrektur fehlerhafter Buchungen vor dem Abrechnungslauf, wie z.B. fehlenden Einträgen oder Doppelbuchungen

• Bearbeitung und Überprüfung von Sonderformen der Arbeitszeit, z.B. Schichtmodelle, Rufbereitschaften, Bereitschaftsdienste soweit nicht dezentral in den Fachdiensten wahrgenommen

• Bearbeitung, Prüfung und Erfassung von Sonderformen der Abwesenheit, wie z.B. Regenerations- oder Ausgleichstage, Arbeitsbefreiung nach § 29 TVöD, Bildungsurlaub u.a.

• Beratung der Mitarbeitenden bei Fragen zu Urlaubsansprüchen

Serviceaufgaben im Bereich der EDV-Koordination in den Teilbereichen Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

• Mitwirkung bei der Planung, Einführung, Optimierung und Überwachung von Prozessen der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

• Anlegen von Workflows in der personalwirtschaftlichen Software SAGE gemäß arbeitsrechtlicher Vorgaben

• Pflege von Arbeitszeitmodellen und Schichtplänen: Einrichtung und Aktualisierung von Arbeitszeitmodellen, Schichtplänen, Urlaubsregelungen, Rufbereitschaften etc. im System, soweit nicht dezentral in den Fachdiensten wahrgenommen

• Support bei technischen Problemen und Schulung: Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei technischen Schwierigkeiten mit der Zeiterfassungssoftware

• Problembehebung bei Bedarf in Zusammenarbeit bzw. Abstimmung mit dem Fachdienst EDV-Diensten

• Erarbeitung von Arbeitshinweisen (Anwenderhandbuch) in Kooperation mit den Administratoren der Fachanwendung

Controlling

• Mitwirkung beim Controlling durch EDV-technische Unterstützung und Aufbereitung in den Teilbereichen Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten

• Erstellen von Auswertungen und Reports

• Generierung und Analyse von Berichten über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten zur Unterstützung der Personalplanung

• Sie verfügen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung Allgemeine Dienste, 2. Einstiegsamt (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst) bzw. vergleichbare Beschäftigte mit Angestelltenprüfung I

• alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Verwaltungsfachangestellten, bzw. eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder juristischem Umfeld (z.B. Bürokommunikation, Bürokauffrau/ Bürokaufmann, Rechts- und Notarfachangestellte)

• Sie bringen erste Berufserfahrung in der Verwaltung, oder im Umfeld der Personalarbeit, z.B. in der Entgeltabrechnung oder Zeiterfassung mit.

• Idealerweise verfügen Sie über Fachkenntnisse im Tarif- oder Beamtenrecht, bzw. haben die Bereitschaft, sich diese anzueignen.

• Sie bringen technisches Interesse und Freude an der Steuerung und Optimierung von EDV-Anwendungen mit. 

• Eine strukturierte, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise und ein freundlicher Umgang mit den verschiedensten Personengruppen zeichnet Sie aus.

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

• Notfallbetreuung für Kinder

• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

• Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“

• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.