Sachbearbeiter*in im Vor- und Geschäftszimmer

Vor- und Geschäftszimmertätigkeiten

• Bearbeitung der Post (Abholung, Verteilung, Versendung etc.)

• Kundenservice (Erteilung von Auskünften/Informationen, Telefon etc.)

• Terminkoordination

• Beschaffung (Bestandskontrolle und Bestellungen)

• Schreibdiensttätigkeiten

• Erstellung von Drucksachen (Einpflegen, Vervielfältigen, Fristen überwachen etc.)

• Bearbeiten und Organisieren von Dienstreisen

• Verwaltung des Programms "Lexware" und "Sage" (Erfassen von Informationen z.B. Urlaub, Zeitausgleich, Dienstreisen etc.)

• Service für Besprechungen (Vor- und Nachbereitung)

Tätigkeiten Sachbearbeitung

• Selbstständige Überwachung und Bearbeitung von Listen und Verzeichnissen (z.B. zu Räumlichkeiten, Schlüsseln, Verteilerlisten etc.)

• Bearbeiten von Haushaltsangelegenheiten (z.B. Buchung von Rechnungen in H&H)

Sonstige Tätigkeiten

• Krank- und Gesundmeldungen

• Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen

• Digitalisierung von Vorgängen, Schriftwechseln und Verfügungen

• Anfertigen von Kopien

• Bearbeitung der Angelegenheiten für das "Lokale Bedürfnis für Familie"

Kinderferiendorf

• Planung der Belegung des Kinderferiendorfes für alle Kindertageseinrichtungen und KTP für den Zeitraum vor den Sommerferien, Hilfestellung bei der Organisation und Organisation von Verpflegung sowie ggf. Fahrtgelegenheiten für die Kitas/KTP, Verwaltung des Haushaltsbudgets

Brandschutz/Räumungshelfer/Ersthelfer

• Verwaltung der Übersicht der Helfer, insbesondere Terminüberwachung der Schulungen und Organisation der Schulungstermine in Absprache mit der Vorgesetzten und FD 10

Sonderaufgaben

• Nach Absprache mit der Fachdienst- und Abteilungsleitungen

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung (beispielsweise Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation)

• Gute Kenntnisse in Word, Excel und Outlook sind erforderlich

• Kenntnisse im Umgang mit dem Intranet, HuH, Session, Lexware sowie Sage sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft sich diese kurzfristig anzueignen

• Erfahrungen im Umgang mit Publikum und allgemeinen Verwaltungsaufgaben sowie Erfahrungen im Geschäftszimmer und/oder öffentlichen Dienst sind wünschenswert

• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

• Notfallbetreuung für Kinder

• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

• Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“

• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote