Eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) für unsere Finanzsoftware

Projektplanung und -koordination:

• Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung des Projekts "Optimierung INFOMA“

• Erstellung und Pflege von Projektplänen sowie kontinuierliche Überwachung der Fortschritte

• Koordination von Aufgaben und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, einschließlich Fachabteilungen, IT-Dienstleistern und externen Beratern

Analyse und Optimierung der Finanzprozesse:

• Analyse der bestehenden Finanzprozesse innerhalb des INFOMA-Systems und der Amtsverwaltung

• Identifikation von Digitalisierungspotenzialen und Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen für die Automatisierung und Prozessbeschleunigung

• Dokumentation der aktuellen und zukünftigen Prozesse (Soll-/Ist-Analyse)
  

Steigerung der Effizienz:

• Mitarbeit bei der Implementierung und Integration von Erweiterungsmodulen und Optimierung der Funktionen und Prozesse in INFOMA (z. B. elektronische Rechnungsverarbeitung, digitale Signaturen, automatisierte Buchungssysteme, Capturing, APP-Lösungen einführen)

• Testen der implementierten Lösungen auf Funktionalität, Performance und Kompatibilität mit den bestehenden IT-Systemen

Sicherstellung von Compliance und Datensicherheit:

• Einhaltung der relevanten gesetzlichen Vorgaben, insbesondere in Bezug auf Finanzrecht, Datenschutz (DSGVO) und IT-Sicherheit

• Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten zur Sicherstellung der rechtskonformen digitalen Abwicklung der Finanzprozesse

Schulung und Support: (Verfahrensbeauftragte*r)

• Entwicklung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Trainings zur Nutzung der neuen Funktionen

• Kontinuierlicher Support und Ansprechperson für technische und prozessuale Fragen im Zusammenhang mit den digitalisierten Finanzprozessen in enger Abstimmung mit dem Fachverfahrenshersteller und dem internen Sachgebiet IT/Digitalisierung

Monitoring und Weiterentwicklung:

• Kontinuierliches Monitoring der digitalisierten Finanzverfahren hinsichtlich Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Fehlerfreiheit

• Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und laufende Optimierung der Systeme und Prozesse

Berichtswesen und Dokumentation:

• Statusbericht und Präsentation der Ergebnisse

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (1. Angestelltenprüfung), einen vergleichbaren Abschluss in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf oder eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum IT-Kauffrau/-mann bzw. vergleichbar

• fundierte Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen, idealerweise Erfahrung mit kommunalen Finanzverfahren oder vergleichbaren IT-Fachverfahren (wünschenswert)

• Erfahrungen im Projektmanagement, insbesondere in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen (wünschenswert)

• Kenntnisse in der Einführung von IT-Systemen und der Automatisierung von Finanzprozessen (wünschenswert)

• analytisches Denken und eine lösungsorientierte Arbeitsweise

• technisches Verständnis und Begeisterung für digitale Lösungen

• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• die Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeitsweise

• ein hohes Engagement und Begeisterung für die Aufgabe

• ein krisensicherer Arbeitsplatz

• eine Bezahlung nach der Entgeltgruppe 9a TVöD/VKA zuzüglich jährlicher Jahressonderzahlungen

• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche

• Optimale Work-Life-Balance durch Nutzung variabler Arbeitszeiten und –formen (z.B. Homeoffice bis zu 50% der wöchentlichen Arbeitszeit möglich)

• Gesundheitsmanagement (EGYM-Wellpass, ergonomische Arbeitsplatzausstattung, bis zu 150,- € Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille, Bildungsurlaub, Obstkörbe, interne Gesundheitstage)

• Mobilitätsangebote (30,- € Zuschuss für Jobticket oder Bikeleasing/-kauf, kostenfreie Parkplätze, gute Verkehrsanbindung)

• Vorsorgeleistungen (vermögenswirksame Leistungen, attraktive betriebliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)

• Persönliche Weiterentwicklungschancen (Weiter- und Fortbildungsangebote unter Berücksichtigung persönlicher Interessen)

• Mitarbeiter*innenevents (Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, After-Work)

• die Möglichkeit sich in unserer internen Zukunftswerkstatt mit einzubringen und am laufenden Zukunftsprozess des Amtes mitzuwirken