Schulsekretär/in für die Grund- und Gemeinschaftsschule (m/w/d)

• allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Schulsekretariat

  • u.a. tägliches Verwalten und Bearbeiten von E-Mails der Schule

  • Fertigen von Verzeichnissen und Statistiken

  • Zusammenarbeit mit dem Ministerium, Schulamt und anderen Schulen sowie der Verwaltung im Rathaus und weiteren Einrichtungen/Behörden

  • Registraturarbeiten

  • Einholung und Vergleich von Preisanfragen, Vorbereitung der Aufträge, Bestellungen (Büromaterial etc.)

  • Postbearbeitung

  • Telefondienst inkl. Erteilung von Auskünften

  • Fertigen von Schreiben der Schulleitung

  • formale Vorbereitung von Konferenzen, inkl. Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen sowie deren Nachbereitung

  • Mithilfe und Organisation bei der Abwicklung von schulischen und außerschulischen Veranstaltungen (z. B. Einschulungs- und Entlassungsfeiern, Schulelternbeiratssitzungen, usw.)

  • Anlaufstelle für alle Anliegen von Schulleitung, Lehrkräften, Hausmeister, Praktikanten, Schülerinnen und Schülern, Eltern, Behörden, Vereinen

  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Schulausflügen und/oder Klassenfahrten

  • Verwaltung des Schülerarchivs unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen

  • Verwaltung der Lehrerdaten, Pflege der Lehrerakten

• Schülerverwaltung

  • Arbeiten für die Aufnahme von Schülerinnen und Schülern unter Beachtung der Schuleinzugsbereiche

  • Ausstellen von Schulbesuchsbescheinigungen, Schülerausweisen, Beglaubigungen u.ä

  • Verwaltung der Schülerdaten im Schülerverwaltungsprogramm und weiteren Programmen / Pflege der Schülerakten

  • vorbereitende Arbeiten für die Halbjahres- und Ganzjahreszeugnisse

  • vorbereitende Arbeiten für die Abschlussarbeiten

  • Arbeiten für den Abschluss

  • Abwicklung der Schülerunfallschäden mit der Unfallkasse Nord und den Erziehungsberechtigten unter Beachtung der Richtlinien der Unfallkasse

  • Unterstützung des Schulelternbeirats und des Schulvereins

• Rechnungs- und Haushaltswesen

  • Kontrolle, Vorkontierung und Weiterleitung der Rechnungen

  • Haushaltsüberwachung

  • Mittelanmeldung Vermögenshaushalt beim Rathaus

  • Haushaltsplanung in Absprache mit der Schulleitung

• Gesundheitsfürsorge

  • Mitwirkung bei der Terminierung und Organisation von schul- und zahnärztlichen Untersuchungen und Erste-Hilfe-Kursen für Lehrkräfte

  • Betreuung verletzter und erkrankter Kinder und Benachrichtigung der Eltern

  • Verwaltung und Ausgabe von 1. Hilfematerial

Eventuelle Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.

• abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

• oder abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung im Bürobereich

• oder andere Qualifikation, die zur Übernahme der o. g. Aufgaben befähigt

Außerdem sollten Sie mitbringen:

• sicherer Umgang mit MS Office Programmen und die Bereitschaft, sich in die Programme eines Schulsekretariates einzuarbeiten

• konstruktiver Umgang mit temporär verstärktem Arbeitsanfall

• Belastbarkeit

• Stressresistenz

• souveränes und empathisches Auftreten

• hohe Kundenorientierung mit der Fähigkeit sich abgrenzen zu können

• Termintreue mit gewisser Flexibilität

• Entscheidungssicherheit

• Kooperationsfähigkeit

• Teamfähigkeit

• eine Förderung der persönlichen Entwicklung und die Möglichkeit zu themenorientierten Fortbildungen

• Betriebliches Gesundheitsmanagement (Sportförderung, bewegte Pause, Team- und Gesundheitstage)

• Fahrtkostenzuschüsse für die Nutzung des ÖPNV, Fahrradzuschuss bis zu 66% des Kaufpreises

• Naherholungsgebiet Rantzauer See mit Schlossinsel (weitere Informationen: www.barmstedt-und-umland.de)

• hübsche Kleinstadt mit diversen Einkaufsmöglichkeiten und gastronomischen Angeboten