Sachbearbeiter*in Geschäftszimmer und Rekrutierung

Unterstützung Rekrutierung und Bewerbermanagement sowie Mitwirkung bei der Vorselektion von Bewerbungen

• Sie schalten Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen und passen die stellenrelevanten Angaben an die jeweiligen Portale an.

• Sie geben Auskunft zum Stand des Bewerbungsverfahrens, versenden Aufgaben oder terminieren Vorstellungsgespräche.

• Das E-Mail Postfach bewerbung@neumuenster.de wird von Ihnen betreut, sodass Sie dort selbst bei Fragen Auskünfte geben können oder Sie leiten die Anfragen nach Ihrer Einschätzung weiter.

• Sie übernehmen die Vorbereitung der Gesprächstermine (z.B. Buchung der Räume, Druck der Unterlagen, Einrichtung des Raums).

• Sie überwachen die datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen.

• Anhand der vorgegebenen Anforderungskriterien sichten Sie bei ausgewählten Verfahren die eingegangenen Bewerbungen und treffen eine Einschätzung zur Vorauswahl.

• Sie prüfen ggf. vorliegende Nachweise auf eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung, prüfen die Vollständigkeit von Bewerbungen und fordern ggf. fehlende Unterlagen nach.

Geschäftszimmertätigkeiten und Assistenztätigkeiten für die Fachdienstleitung und den gesamten Fachdienst Personal

• Sie arbeiten mit dem Dokumentenmanagement-System Enaio z.B. an der Pflege von Stammdaten oder den Wiedervorlagen.

• Sie verwalten die Dienstsiegel der Stadt Neumünster.

• Sie wirken bei Fachdienstprojekten mit, z.B. Umstellung auf die E-Akte oder Ausbau Enaio.

• Sie organisieren fachdienstinterne, aber auch externe Veranstaltungen und bereiten diese nach.

• Sie erstellen und pflegen Datenbanken und Listen, z.B. zu Beschäftigungs- und Probezeiten, Maßnahmenplanung nach Fachdienstrunden oder die Produktstatistik.

• Sie bereiten Protokolle der Fachdienstleitung vor und bearbeiten diese, z.B. bei monatlichen Dienstbesprechungen mit dem Personalrat oder Arbeitsgruppensitzungen der Fachdienstleitung.

• Sie erledigen umfangreiche und anspruchsvolle Schreibarbeiten mit längeren Texten, Serienbriefen, usw.

• Sie unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender des Fachdienstes.

Buchen im Haushaltsprogramm H+H sowie dessen verwaltungsmäßige Abwicklung, Buchen im AFM

Sachbearbeitung von Angelegenheiten des Arbeits- und Tarifrechts

• Sie setzen die Beschäftigungszeiten inklusive Jubiläen eigenständig fest und überwachen die Probezeiten aller Mitarbeitenden.

• Sie prüfen die Nachweise bzgl. der Vorzeiten beim öffentlichen Arbeitgeber, prüfen ob eine Anerkennung der Vorzeiten z.B. bei Tochtergesellschaften oder Bundeswehr möglich ist und errechnen dann die Jubiläumstermine 25 bzw. 40 Jahre. Berücksichtigt werden hierbei auch die Bestimmungen zu Sonderurlauben, Mutterschutzzeiten und Elternzeit.

• Sie verfügen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt in der Fachrichtung Allgemeine Dienste oder vergleichbar (ehemals Laufbahnbefähigung für den mittleren Verwaltungsdienst);

• oder eine abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten, eine kaufmännische Berufsausbildung, Ausbildung als Rechts- und Notarfachangestellte, Sozialversicherungsangestellte, Büromanagement oder vergleichbar

• Vorkenntnisse im Bereich Assistenztätigkeiten, Unterstützung von Rekrutierungsprozessen oder Personalsachbearbeitung sind von Vorteil

• Sie vereinen ein gutes Organisationsgeschick und Genauigkeit mit einem empathischen und wertschätzenden Auftreten.

• sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen.

• Fachkenntnisse für die benötigten Aufgaben im TVöD, MuSchG, BEEG, Beamtenrecht, AGG, sowie zur Einschätzung von beruflichen Abschlüssen (Bachelor, Master, Diplom, Magister), sowie Aufstiegsfortbildungen (Angestelltenlehrgang, Fachwirte, Meister, Techniker, etc.) müssen ggf. über Fortbildungen angeeignet werden.

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

• Notfallbetreuung für Kinder

• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

• Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“

• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.