Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle

Tagespost: Vorbereiten des Scangutes/Anwendung umfassender Kenntnisse über die Struktur und Organisation der Verwaltung/Resi-Scannen/Verteilung digital/Archiv und Entsorgung

• Posteingänge öffnen (nur zu digitalisierende Posteingänge) und vollständig aufbereiten

• Scannen an zwei Hochleistungsscannern, einem DIN A0 Scanner gem. BSI Technische Richtlinie 03138

• Posteingänge den Fachdiensten / Abteilungen konkret zu-ordnen und elektronisch verteilen

• Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste

• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der ge-scannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)

• Behebung von „kleineren“ Scanproblemen

• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften

• Sicherstellung das die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)

• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht

Bestandsakten: Vorbereiten /Anwendung umfassender Kenntnisse über die Struktur und Organisation der Verwaltung /Resi-Scannen /Rückgabe in digitaler Form /Archiv und Entsorgung

• Bestandsakten, die zur Arbeit im Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt werden, müssen für die Digitalisierung besonders aufbereitet werden

• Es sind Übergabeprotokolle zu führen (Welche Akten befinden sich derzeit in der „Scanstelle“)

• Je nach Fachbereich/Aufgabenbereich ist es erforderlich, dass der/die Stelleninhaber*in sich auf die Besonderheiten der Aktenführung einstellt und sich dahingehend einarbeitet. Die Aufgabe unterscheidet sich in der Ausgestaltung je nach Bereich. Es sind unterschiedliche Anforderungen an den/die Stelleninhaber*in bei der Digitalisierung und der entsprechenden Vorbereitung zu stellen

• Aktenvorgänge müssen so aufbereitet werden, dass die Scanvorgänge vollständig, richtig und effizient durchgeführt werden können

• Scannen an zwei Hochleistungseinzugsscannern, einem DIN A0 Scanner gem. BSI Technische Richtlinie 03138

• Scan der Bestandsakte elektronisch verteilen

• Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste

• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)

• Eigenständige Behebung von „kleineren“ Scanproblemen

• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften

• Sicherstellung das die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein).

• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht

• Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst) oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I. 

• Oder Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder einer vergleichbaren Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten

• Anwenderkenntnisse im Bereich MS-Office

• Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden

• Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil

• Sie sind teamfähig und serviceorientiert

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

• Notfallbetreuung für Kinder

• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

• Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“

• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.