Verstärkung (m/w/d) - Sekretariat

Wir suchen zum 15. Juni 2026

Verstärkung (m/w/d) für unser Sekretariat

(Teilzeit (25,0 Stunden) / befristet / EG 6 TVöD)

Die Anstellung erfolgt in Teilzeit. Die 25,0 Wochenstunden verteilen sich auf fünf Vormittage mit jeweils 5,0 Stunden. Es handelt sich um eine Mutterschutz- und Elternzeitvertretung, die nach derzeitigen Stand zunächst bis Oktober 2027 befristet ist.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Schreibdienst, Korrekturlesen
• Besucherempfang
• Pflege der Daten der Gremien, Adressverwaltung
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost (Sortieren, Verteilen, Vorbereitung des Versandes, Betreuung der Frankiermaschine, Abrechnung Portokasse)
• Betreuung der Telefonzentrale (Weiterleitung von Anrufen, Beantwortung allgemeiner Fragen, Erteilung von Auskünften, Organisation und Sicherstellung von Rückrufen, Verwaltung der Telefonanlage)
• Koordination u. Organisation von Sitzungen und Besprechungen (Terminverwaltung, Organisation des Aufbaues der Sitzungs- und Besprechungsräume sowie Catering)
• Kopierarbeiten, Umlaufmappen bestücken, Aktualisierung Bekanntmachungskästen
• Satzungsangelegenheiten
• Pflege der Dienstanweisung zur Regelung der Unterschriftsbefugnis und Siegelführung
• Pflege der Homepage
• Planung und Organisation der sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Betreuung für das Amt, die Gemeinden und den Schulverband Viöl
• Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss inkl. Protokollführung
• Durchführung Nachrückverfahren in Gemeindevertretungen

Im Rahmen der Organisationsentwicklung sind Änderungen im Aufgabengebiet und in der Aufgabenzuweisung vorbehalten.

Es werden folgende fachliche und persönliche Qualifikationen erwartet:

• eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung wäre von Vorteil, oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Büroorganisation, Bürokommunikation, Sekretariat oder im Rechtswesen
• mehrjährige Berufserfahrung insb. im Organisationsbereich wäre wünschenswert
• ausgeprägte Belastbarkeit sowie persönliche und soziale Kompetenz
• sichere Anwenderkenntnisse im Bereich der Office-Standard-Software
• Erfahrungen mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS) sind von Vorteil
• sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit und Ausdrucksweise
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Flexibilität
• selbständige, strukturierte, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen:

• Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• attraktive Arbeitsbedingungen in einem freundlichen und aufgeschlossenen Team
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Anreize wie eine zusätzliche Mitgliedschaft in der Halleschen BKV (betriebliche Krankenversicherung), betriebliches Gesundheitswesen, Nutzung des EGYM Wellpass, exklusive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits

Fragen zur Stelle und deren Aufgaben: Personalrechtliche Fragen:

Frau Bettina Carstensen Frau Malin Petersen

Tel. 04843/2090-19 Tel. 04843/2090-18

bettina.carstensen@amt-vioel.de malin.petersen@amt-vioel.de

Die Vorgaben des SGB IX-Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes -AGG- und des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst (Gleichstellungsgesetz) –GStG- werden berücksichtigt. Ausführliche Informationen zu Ihrem neuen Arbeitgeber erhalten Sie unter www.amt-vioel.de.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann werden Sie Teil unseres Teams und senden uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte bis zum 5. April 2026 – möglichst als PDF-Datei – per Mail an: bewerbung@amt-vioel.de

oder per Post an:

Amt Viöl

Der Amtsvorsteher

Westerende 41

25884 Viöl

Bitte verzichten Sie im Sinne des Umweltschutzes auf Bewerbungsmappen (zugesandte Bewerbungsmappen werden nicht zurückgeschickt).

Viöl, 6. März 2026 Amt Viöl
- Der Amtsvorsteher-