Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab. Die Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich. Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums.

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projektunterstützungsfunktionen, idealerweise in einem wissenschaftlichen, öffentlichen oder projektorientierten Umfeld
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverfolgung
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablagestrukturen, Kollaborationsplattformen und üblichen Kommunikationswerkzeugen
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Dokumentenmanagement und administrativen Abläufen
• Gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz, Dokumentationspflichten und serviceorientierte Zusammenarbeit
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an einem interdisziplinären Forschungsumfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küstensystemen und wissenschaftlicher Governance

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-Gesamtprojekts
• Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen Austauschformaten
• Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und Wiedervorlagen
• Terminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern
• Unterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-Leitung
• Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten.
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne Entscheidungstermine
• Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen
• Selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen
• Eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
• Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projekt
• Selbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Assistenzfunktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums Hereon
• Ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen, Materialien und Küstensystemen
• Die Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projektorganisation aktiv zu unterstützen.
• Enge Zusammenarbeit mit PMO-Leitung, Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturen
• Ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunftsorientierten Forschungsprojekt
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach TV EntgO Bund
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• Sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• Gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
• Individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• Familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits
• Ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus
• Helmholtz-Zentrum Hereon

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