Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz der Einrichtungsleitung

Sind Sie bereit für eine agile und lebendige SOS- Kapitäns-Crew mit Schiffsbesatzung...
Als Kollegin/Kollege in unserem Verwaltungsteam sind Sie sind in Ihrer Tätigkeit zuständig für aktuell ca. 120 Mitarbeiter/-innen und ca. 80 freiwillig Unterstützende, Praktikanten/-innen, etc.
Das Verwaltungsteam besteht aus dem Sekretariat, der Buchhaltung und dem Empfang. 
Sie haben Lust, auch über den Tellerrand hinauszuschauen und uns als Einrichtung in der Öffentlichkeitsarbeit, bei Sommerfesten, etc. zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! 

• Bewerbungsmanagement mit Vorbereitung, Nachbereitung von Stellenausschreibungen

• Angebotseinholungen unterschiedlicher Gewerke und Firmen 

• Reiseplanung

• E- Mails und diversen Schriftverkehr (intern & extern) sowie Anschreiben formulieren

• Zuarbeiten für trägerinterne Meetings sammeln und bearbeiten 

• Townhall/ Meetings vorbereiten incl. einrichten von Videokonferenzen

• Planung/ Vorbereitung/ Nachbereitung von Einrichtungsbesuchen, Rundfahrten und internen MA- Veranstaltungen

• Recherche in Presseartikeln unserer Standortkommunen

• Unterstützung Feel Good Management, Öffentlichkeitsarbeit und EDV

• Telefonannahme, Terminvergabe, Beantwortung von internen/ externen Anfragen etc.

• Bewerbungsmanagement, inkl. Onboarding und Offboarding

• Vorbereitung der Unterlagen zur Erstellung von Arbeitsverträgen, Honorarverträgen, etc.

• Bearbeitung von Vertragsanpassungen im bestehenden Personal

• Begleitung und Koordinierung der ehrenamtlich unterstützenden Personen

• Zuarbeiten für das Referat Gehaltsabrechnung (Krankmeldungen, etc.)

• Telefonannahme, Terminvergabe, Beantwortung von externen Anfragen

Sie sollten: 

• idealerweise besitzen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit sehr guten EDV-Kenntnissen (MS-Office 365) oder eine vergleichbare Qualifikation (berufsqualifizierte Abschlüsse, Studium unterschiedlicher Fachrichtungen) 

• aufgeschlossen sein, gegenüber zukünftigen Digitalisierungsthemen

• Lust auf die Zusammenarbeit innerhalb eines agilen, lebendigen Teams haben

• mit unbändiger Freude die Geschicke der Gesamteinrichtung unterstützen und loyal begleiten

• Empathie als Grundessenz ihrer Arbeit betrachten gegenüber unseren verschiedenen Nutzergruppen, Freunden, Förderern und Spendern unserer Einrichtung

Ihre finanziellen Vorteile

• ein attraktives, am TVöD orientiertes Gehalt

• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen

• eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit

• monatliche Essensgeldzulage

• bis zu 500 € pro Jahr für Fahrtkosten im ÖPNV

• günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)

• ein umfangreiches Paket weiterer Leistungen wie Zuzahlungen bei naturheilkundlichen Behandlungen, Zahnersatz, Sehhilfen etc.

Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben

• 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31. Dezember

• Teamevents (z.B. Feiern, Ausflüge, Kultur)

• Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten 

• sparen Sie Zeitguthaben an und verwirklichen Sie berufliche Auszeiten (Sabbatical)

Ihre berufliche Weiterentwicklung

• flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung 

• profitieren Sie von unserer Expertise als bundesweit tätige Hilfsorganisation