Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter (m/w/d) für den Bereich Gremienarbeit, Ratsinformationssystem und Ideenmanagement

• Gremienarbeit und Pflege im Ratsinformationssystem „Session“:
  • Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Hauptausschuss und Ratsversammlung, Zusammenstellen und Übermitteln von Sitzungsunterlagen
  • Pflege von Stammdaten in Session, Pflege des Sitzungskalenders, Mitwirkung bei der fachlichen Administration „Session“, Wissensmanagement „Session“: Erstellung und Fortschreibung von Anleitungen, interne Schulungen
  • Anlegen von Vorlagen für den Fachdienst
  • Entgegennahme, Weiterleitung und Nachbereitung von Anfragen i. S. d. Geschäftsordnung
  • Digitale Gremienarbeit: Betreuung der Mandatsträger/innen, Ausgabe der Hardware, Führung der Inventarlisten
  • Mitwirkung bei der Betreuung der Stadtteilbeiräte

• Selbständige Sachbearbeitung z.B.
  • Berechnung und Zahlung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen
  • Anträge zur Verwendung des Stadtwappens
  • Initiativen zur Ehrung besonders verdienter Personen, sowie von Anfragen seitens der Staatskanzlei
  • Amtliche Bekanntmachungen, Aushänge, öffentliche Zustellungen

• Umsetzung des Ideenmanagements:
  • Vorbereitung und Durchführung der Sitzung der Bewertungskommission
  • Einholen von Bewertungen von Verbesserungsvorschlägen und Fertigung von Beschlussvorlagen für die Bewertungskommission
  • Kommunikation und Abstimmung mit den fachlich involvierten Fachdiensten und den Vorschlagenden
  • Pflege des Intranetauftritts zum Ideenmanagement

• Unterstützung des Fachdienstes z.B. bei der Buchung von Rechnungen, Materialbeschaffung, Postein- und -ausgänge, Registratur und Führung der Inventarlisten

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung Allgemeine Dienste, 2. Einstiegsamt (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst) bzw. vergleichbare Beschäftigte mit Angestelltenprüfung I
  alternativ:
  erfolgreicher Abschluss einer 3-jährigen Ausbildung, z.B. kaufmännische Berufe, Rechts- und Notarfachangestellte (m/w/d), Sozialversicherungsangestellte (m/w/d) oder vergleichbare verwaltungsnahe Berufe

• Idealerweise erste Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld oder in einer Kommunalverwaltung

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

• Kenntnisse in den Fachanwendungen Session, H&H oder enaio sind von Vorteil,
  alternativ die Bereitschaft sich diese anzueignen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Sorgfalt

• Starke Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Mitarbeitendenberatung - kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

• Notfallbetreuung für Kinder

• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

• Teilnahme am Fitnessprogramm "EGYM Wellpass"

• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote