Büroassistenz (m/w/d)

• Erledigung aller Büroassistenztätigkeiten im Vorzimmer der Fachbereichsleitung Bau und Planung, z.B. Termin-, Besuchs- und Telefonmanagement

• Schnittstelle zu allen internen Fachdiensten und externen Beteiligungen, selbstständige Erledigung der Korrespondenz

• Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen

• Organisatorische und technische Unterstützung von Meetings/ Konferenzveranstaltungen inklusive der Vor-/Nachbereitung

• Unterstützung im Rahmen von Assistenztätigkeiten im Bereich der Bauordnung/Bauaufsicht einschl. der Abwicklung von Hausakten-einsichtsnahmen sowie der Aktenverwaltung des Archivs der Bauaufsicht

• Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten

• Unterstützung des Sitzungsdienstes anlässlich von Ausschusssitzungen, z.B. Bearbeitung von Vorlagen im Fachprogramm Session

• Erstellung und Fortschreibung der Ausbildungspläne für fachbereichsspezifische Ausbildungsplätze sowie Betreuung im Rahmen des Dualen Studienganges

Die Übertragung weiterer, vergleichbarer Aufgaben bleibt vorbehalten.

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement oder Bürokommunikation

• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang in den MS-Office-Programmen Outlook, Word, Excel und Power-Point

• Professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Videokonferenz-Techniken - Vorkenntnisse/Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen und Kommunikationsanwendungen sind von Vorteil

• Erfahrungen im Umgang mit Geografischen Informations-Systemen (GIS) sind wünschenswert

• Sicherer Umgang der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie fundierte Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

Im Übrigen erwarten wir:

• Eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Sicheres, freundliches Auftreten, Belastbarkeit, Flexibilität und Diskretion

• Zuverlässigkeit und organisatorisches Geschick

• Gute Kommunikationsfähigkeit, Kooperations-, Kontakt- und Konfliktfähigkeit sowie teamorientiertes Handeln

• Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit

• Eine Einstellung und Eingruppierung entsprechend der Entgeltgruppe 5 TVöD

• Ein unbefristetes und krisensicheres Beschäftigungsverhältnis in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von dauerhaft 19,5 Stunden

• Im Rahmen einer Vertretung besteht die Option und der Wunsch, die vorgenannte Arbeitszeit voraussichtlich für die Dauer von 3 Jahren auf wöchentlich insgesamt 31,0 Stunden zu erhöhen.

• Work-Life-Balance durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit bei einer 5-Tage-Woche

• Attraktive Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. Telearbeit

• Eine Urlaubsgewährung von 30 Tagen jährlich entsprechend der tariflichen Regelungen

• Alle im öffentlichen Dienst gewährten Sonderzahlungen, wie jährliches Leistungsentgelt, jährliche Sonderzuwendung

• eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)

• Berufliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Betriebliches Gesundheitsmanagement, wie z.B. Firmenfitnessprogramm des Anbieters -EGYM Wellpass-

• Pool an modernen E-Dienstkraftfahrzeugen sowie E-Bikes