- Entgegennahme von Anmeldungen (in der Regel telefonisch), Aufnahme der wichtigsten Daten, Terminvergabe, Einordnung der Dringlichkeit des Gesprächs (Notfall mit sofortigem Handlungsbedarf)
- Telefonische Absprache mit anderen Unterstützungssystemen, Verabredung von Telefonaten, Anforderung/ Übersendung von Unterlagen
- Aktenführung
- Erledigung des Schriftverkehrs per Email und per Post, Vor- und Nachbereitung von Fortbildungen und anderen Veranstaltungen des Schulpsychologischen Dienstes, Vorbereitung der Reiskostenabrechnungen, Erstellen von Vordrucken und Dokumentvorlagen für die EDV, Führung und Auswertung der Monats- und Jahresstatistik
- Verwalten und Beschaffen von Büro- und Verbrauchsmaterial, Bestellung und Inventarisierung von Literatur
- Empfang von Klientinnen und Klienten, Versorgung des Wartebereichs mit Informationsmaterial
- Selbstständige Verwaltung des Haushalts inkl. Anweisung von Rechnungen
Voraussetzungen
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in einem Arbeitsbereich, der selbständiges Arbeiten und Organisieren erfordert
- Berufserfahrung in einem Sekretariat ist wünschenswert
- Sichere Grundkenntnisse in MS Office
- Bereitschaft, die Wochenarbeitszeit bei einer 5-Tage-Woche innerhalb der Kernzeit (08.45 bis 12.15 Uhr) abzuleisten
- Bereitschaft, die Urlaubstage nur innerhalb der Schulferien Schleswig-Holsteins in Anspruch zu nehmen
- Ausgeprägte Fähigkeit im Umgang mit Kundinnen und Kunden
- Hohe Belastbarkeit
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