Assistenz für Geschäftsführung und Vorstand (m/w/d) in Hamburg

Die Claussen-Simon-Stiftung fördert Wissenschaft, Forschung und Bildung sowie Kunst und Kultur. Gegründet 1981, wurde sie 2011 eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts mit Sitz in der Freien und Hansestadt Hamburg und vergibt Stipendien und Projektförderungen deutschlandweit mit Schwerpunkt Hamburg. Angegliedert an die Claussen-Simon-Stiftung ist das Büro Claussen mit der JOCO GmbH.

Wir suchen ab sofort eine:n Mitarbeiter:in für eine zunächst auf zwei Jahre befristete Tätigkeit mit Aussicht auf Entfristung in Vollzeit als

 

Assistenz für Geschäftsführung und Vorstand.

 

Sie erwartet

eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit, eine herzliche und von Zusammenhalt geprägte Arbeitskultur, in der Sie organisatorische, koordinierende und vorbereitende Aufgaben für den Geschäftsführenden Vorstand der Claussen-Simon-Stiftung und im Büro Claussen (JOCO GmbH) übernehmen. Sie werden als Mitarbeiter:in ein wichtiges Mitglied des Teams der Claussen-Simon-Stiftung, koordinieren die Büroabläufe und haben auch regelmäßigen Umgang mit unseren Stipendiat:innen und Projektpartner:innen.

Ihre Tätigkeit umfasst folgende Aufgaben:

• Organisation und Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben für zwei Vorstände

• Organisation des Frontoffice und der Büroabläufe
• Korrespondenz, Dokumentation, Telefonannahme

• Terminplanung und -koordination, Reisebuchungen, Kalenderführung
• Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Überweisungen
• Führung der Personalakten und Lohnbuchhaltung

• Einkauf, Bewirtung von Gästen, Koordinierung von Dienstleistenden (IT, Facility Management, Handwerker, Druckereien, Catering)