Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilung, Portfolio Afrika in Hamburg

Stellenbeschreibung

Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und das Management von Projekten, die über bi- und multilaterale Fonds finanziert werden. Seit 1982 ist GFA in mehr als 130 Ländern aktiv. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen den Umfang seiner Arbeit, die derzeit zehn strategische Geschäftsfelder umfasst, kontinuierlich erweitert. An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 350 Mitarbeiter und mehr als 1400 Mitarbeiter im Ausland. 


Wir suchen ab 01. September 2020 einen


Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilung, Portfolio Afrika in Vollzeit 

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.


Ihre Aufgaben:


  • Unterstützung bei der Projektakquise
    • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
    • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
    • Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
    • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen


  • Unterstützung bei der Projektbetreuung
    • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
    • Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
    • Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen


  • Büromanagement
    • Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
    • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
    • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
    • Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
    • Sprachliche Prüfung von Texten
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